Le meilleur mode de facturation : forfait ou régie ?
Forfait ou régie, les contrats au forfait et les contrats en régie sont les deux types de contrats majoritairement utilisés pour les prestations de services. ? Notamment dans le secteur des services numériques et de l’ingénierie. En quoi consistent-ils et comment déterminer lequel est le plus avantageux pour votre entreprise ? Focus sur les avantages et les inconvénients de ces deux modes de facturation.
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Quelle différence entre un contrat au forfait et un contrat en régie ?
Il existe deux manières de budgéter et donc de facturer une mission pour les ESN et les ICT : au forfait ou en régie. La première repose sur une obligation de résultats, l’autre sur un engagement de moyens.
Le contrat au forfait : définition et modalités
Un contrat au forfait repose sur le principe de l’obligation de résultats. Cela signifie que l’ESN s’engage, en tant que prestataire de services, à livrer une prestation à une date précise avec un coût fixe.
Avec ce mode de facturation, le cadre et les objectifs de la prestation doivent être définis et clairement précisés en amont via la réalisation d’un cahier des charges exhaustif qui renseignera notamment :
- Le contexte du projet.
- L’enveloppe budgétaire allouée.
- Les objectifs fonctionnels du projet.
- Le détail des services attendus.
- Le temps imparti pour la réalisation du projet.
Cela nécessite qu’en tant qu’entreprise cliente, vous ayez une idée précise de vos besoins et de vos objectifs. Et que vous remettiez tous les documents et éléments nécessaires pour que l’entreprise de service puisse mener à bien le projet que vous lui est confié.
En optant pour le forfait, l’ESN facture non pas le nombre d’heures passées mais les services effectués. De votre côté votre procéderez quant à vous au paiement de la prestation à la livraison du projet (avec, en général, une partie en acompte, et parfois des paiements intermédiaires selon la durée du projet).
Le contrat en régie : définition et modalités
Le contrat en régie repose non plus sur une obligation de résultat mais sur le principe de l’engagement de moyens. Cela signifie que l’ESN doit mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour aider son client à réaliser ses objectifs. Concrètement en tant que prestataire, il s’engage à fournir un nombre de collaborateurs défini sur une période définie à un tarif journalier fixe. Les consultants peuvent travailler au sein de l’ESN ou intégrés directement chez l’entreprise cliente.
Contrairement au forfait, l’ESN facture le temps passé par ses équipes pour l’exécution de la mission selon un taux horaire ou un Taux Journalier Moyen (TJM) qui correspond au montant payé pour une journée de travail réalisée par l’un des consultants.
Forfait ou régie : avantages et inconvénients
Chaque mode de facturation présente des avantages et des inconvénients qu’il est nécessaire de prendre en compte selon la nature du projet confié.
Les avantages du contrat au forfait
En proposant un contrat au forfait, l’ESN facilite la gestion de sa trésorerie avec un chiffre d’affaires garanti, défini en amont lors de l’établissement du devis.
En tant qu’entreprise cliente, le forfait vous garantit le montant alloué au projet.
Les inconvénients du contrat au forfait
Pour l’ESN, le forfait nécessite d’être vigilent lors de la phase de conception du devis puisque sa marge dépend en grande partie du temps passé par ses équipes pour exécuter la prestation vendue. De ce fait, l’ESN peut avoir tendance à surestimer la charge de travail afin de minimiser les risques.
A contrario, l’ESN peut avoir tendance à minimiser le budget afin de gagner le contrat en gardant l’option de renégocier au cours de la réalisation des avenants permettant de revoir le montant budgété. C’est malheureusement une pratique courante.
Les avantages du contrat en régie
Le contrat en régie permet une certaine souplesse et flexibilité dans la gestion du projet puisque l’ESN ne facture son client qu’au temps passé. Il n’ait donc pas nécessaire d’élaborer en amont un cahier des charges et un planning précis. Vous pouvez travailler en mode agile puisque la prestation s’effectue dans la durée.
Les inconvénients du contrat en régie
La durée du projet n’étant pas clairement définie, l’ESN doit justifier à son client le temps passé, ce qui peut parfois être source de tension dans la relation commerciale. Notamment dans le cadre de remplacement de consultant au cours de la prestation qui peut justifier des périodes de recouvrement.
Le budget n’étant pas défini au départ, l’entreprise cliente n’a pas de visibilité sur le coût global du projet.
En conclusion, forfait ou régie : quel type de prestation choisir ?
Il n’y a pas de meilleure prestation dans l’absolu. Les deux types de contrat, régie et forfait, présentent des avantages et des inconvénients selon les critères que l’on considère et le type de projet à mener.
Par exemple, le choix d’une collaboration en régie est pertinent lorsque les attentes sur un projet ne sont pas encore clairement définies ou sont amenées à évoluer (ajout de fonctionnalités sur un site web par exemple). Certains secteurs, comme l’informatique privilégient ce type de fonctionnement, notamment lorsqu’il s’agit de mission sur un temps long, comme par exemple la mise en place d’un nouveau système d’information.
À l’inverse, si vous connaissez exactement le temps nécessaire à la réalisation de vos demandes e le contrat au forfait est à privilégier. Le contrat au forfait est souvent utilisé pour des prestations de courtes durées, comme par exemple, la réalisation d’une identité graphique, la mise en place d’une campagne emailing ou encore des prestations de rédaction de contenus.
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